2023年檔案文件管理制度簡短(通用12篇)

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檔案文件管理制度簡短篇一

1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關素材,做好前期的準備工作。

2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內容詳實、準確并根據(jù)文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。

3、各種文件在下發(fā)之前要經總經理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。

4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。

5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關的保密工作。

1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應嚴格登記。

2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

3、所有檔案資料均要定期清查,借出的'檔案資料要在指定期限內歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。

4、借閱的文檔資料未經領導批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。

5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經總經理批示。

6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。

7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。

8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。

10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。

11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。

12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。

13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。

14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。

檔案文件管理制度簡短篇二

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的`上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案文件管理制度簡短篇三

為進一步加強本公司安全生產管理工作，預防和減少安全生產事故，提高本公司安全生產管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。

一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產管理的作用，本公司所屬生產單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產管理職責范圍分別建立相應的安全臺帳，安全臺帳由各生產單位指定專人負責，保證資料收集的及時、準確、齊全。

二、各生產單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應的目錄。

三、各生產單位安全臺帳資料分為以下幾大類：

1、責任書：承包合同、安全管理機構設置的文件、安全組織網絡圖、上下兩級簽訂的安全生產責任書、生產單位從業(yè)人員安全責任狀、特種作業(yè)人員安全責任狀、生產單位主要負責人、副職負責人、安全負責人、技術人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產崗位責任制。

2、制度文件：有關部門制訂和下發(fā)的制度性文件。

3、通知、通報：有關部門下發(fā)的.安全生產方面的通知、通報。

4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關身份證明、安全資格證書復印件。

5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。

6、安全檢查、安全學習、安全宣傳培訓教育活動情況資料。

7、機械、電氣等設備管理資料（含設備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。

8、安全技術交底資料。

9、危險化學品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。

10、安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、安全事故調查處理材料。

11、安全設備設施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復印件）。

四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。

五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。

六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。

河北盛聯(lián)礦山工程建設有限公司。

___年___月___日。

檔案文件管理制度簡短篇四

建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務,規(guī)范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

《中華人民共和國安全生產法》。

《中華人民共和國檔案法》。

1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

2.保管事項。

2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。

2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范，便于查找。

3.歸檔時間。

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。

3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱。

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。

5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協(xié)議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業(yè)工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內部應自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴肅處理。

6.保密事項。

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù)，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續(xù)。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監(jiān)督銷毀，確保保密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。

6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。

6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。

6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責任者，要視情節(jié)嚴肅處理。

7.修改、補充事項。

7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監(jiān)督和檢查。

8.銷毀。

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。

8.4銷毀時要進行監(jiān)銷。

經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細注明。

8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

檔案文件管理制度簡短篇五

為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的`完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

1、文件資料的收集。

（1）國家有關安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

2、立卷歸檔。

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；

（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷；

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱。

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

5、檔案銷毀。

檔案文件管理制度簡短篇六

檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條檔案管理的責任部門和責任人。

各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條歸檔的范圍。

2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;。

4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結;。

5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;。

6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;。

7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;。

8.公司法律事務管理方面的文件材料;。

9.公司各項目的技術圖紙等資料;。

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;。

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);。

12.公司歷年獲獎資料。

第五條歸檔要求。

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:。

（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;。

（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;。

（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條過程管理。

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

第七條檔案銷毀規(guī)定。

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條檔案借閱。

1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條檔案備份規(guī)定。

公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。

3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

第十一條檔案保密規(guī)定。

公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。

檔案文件管理制度簡短篇七

為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的.完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

2、職責。

2.1、安全生產規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。

文件的使用：安全生產標準化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術性文件由生產部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。

2.2、各單位負責本單位文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。

2.3、各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

3、內容。

3.1、文件資料收集。

安全生產文件檔案內容如下：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。

3.2、立卷歸檔。

3.2.1、文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

3.2.3、各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。

3.2.4、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

3.2.5、不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。

3.3、檔案保管。

3.3.1、檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

3.4、檔案借閱。

3.4.1、文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.2、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人。

3.4.3、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

3.5、檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

4、本制度由行政部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

檔案文件管理制度簡短篇八

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執(zhí)行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據(jù)。

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監(jiān)督管理及相關經營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯(lián)網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協(xié)調及監(jiān)督;負責經營部經營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監(jiān)督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯(lián)網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現(xiàn)的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

檔案文件管理制度簡短篇九

第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條各部門指定專人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

第六條公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協(xié)商會簽。

第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

第十三條公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條歸檔資料包括:。

1、公司與有關單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;。

2、公司會議記錄、紀要、決定;。

3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結;。

4、會議形成的領導講話、文件;。

5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;。

6、公司各部門的發(fā)文;。

7、其它具有保存價值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;。

9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件;。

10、要的科技文件、技術資料、方案。

第十五條檔案的借閱。

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。

2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。

3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。

檔案文件管理制度簡短篇十

為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。

本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

二、職責。

2.1安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。

2.2各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。

2.3各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

三、內容。

3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:。

3.1.1國家有關安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。

3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。

3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

3.1.6供應商、承包商相關材料。

3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。

3.2立卷歸檔。

3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。

3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。

3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。

3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。

3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。

3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。

3.4檔案借閱。

3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人。

3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。

3.5檔案銷毀。

對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。

四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。

檔案文件管理制度簡短篇十一

為規(guī)范和加強站內的安全檔案的'管理，實行制度化管理，特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容：

（1）安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息）。

（3）特種作業(yè)人員資格證名單。

（4）特種設備清單及有關檔案。

（5）危險源管理清單。

（6）監(jiān)測資料（設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。

（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

（8）安全生產整改情況記錄。

（9）安全例會及安全日、月活動記錄。

（10）安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況；

（11）事故記錄和統(tǒng)計資料。

（12）傷亡登記表存檔情況。

（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。

（14）安全措施經費及使用情況。

（15）事故應急救援預案、演練、實施記錄。

２、要編寫詳細的目錄并分檔存放，以形成標準化、規(guī)范化。

３、按期上報給各有關部門，定期向職工公布檔案管理情況。

４、主要領導要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學化。

檔案文件管理制度簡短篇十二

1、在診斷檢驗前，質量檢驗員應主動告知車主出具《機動車維修記錄》。

2、根據(jù)汽車技術檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術狀況，質量檢驗員確定所需要的`檢測項目。

3、質量檢驗員針對每一檢測項目實際進行檢測，并依據(jù)檢測結果和車輛實際技術狀況進行故障診斷，以確定附加作業(yè)項目（二級維護）或維護和修理方案。

4、質量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修項目等填寫《機動車維修記錄》，并根據(jù)檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認。

5、調度人員將維修作業(yè)單下派車間，車輛進入作業(yè)車間。

1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結合的"三檢"制度。

2、檢驗內容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的檢驗，各總成組裝、調試檢驗。

3、各檢驗人員根據(jù)分工，嚴格依據(jù)檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄并填寫《車輛維修過程檢驗單》。

4、經檢驗不合格的作業(yè)項目，需重新作業(yè)，不得進入下一道工序。

5、對于影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應予以維修或更換，及時通知前臺，并協(xié)助前臺向車主做好解釋工作。

6、對于新購總成件，必須依據(jù)標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。

7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區(qū)域，通知總檢進行竣工質量檢驗。

3.汽車維修竣工質量檢驗制度。

1、汽車維修竣工質量檢驗由總檢負責。

2、汽車維修竣工質量檢驗內容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試后的再檢測及車輛驗收。

3、修竣車輛竣工質量檢驗嚴格依據(jù)《汽車維護、檢測、診斷技術規(guī)范》（gb/t18344-20x）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進行路試，對于路試中所發(fā)生的不正?，F(xiàn)象，要認真復查。路試合格后重新進行底盤檢查，確保各項技術性能合格后，將有關內容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。

4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質量檢測。檢測合格后，將車輛交付托修方。