最新舉辦會務(wù)工作匯報(6篇)

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舉辦會務(wù)工作匯報篇一

一、部門成立時間及人員配置情況

? 會務(wù)服務(wù)部成立于2010年1月20日。

? 截止2011年11月底，部門在冊員工77人，其中管理人員6名。

二、主要工作內(nèi)容、機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、主要工作內(nèi)容：

1）會議服務(wù)

2）展廳講解

3）音視頻設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)

4）樓宇保潔

2、機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1）會議組

2）會展組

3）設(shè)備組

4）保潔組

? 會議組：現(xiàn)有主管1人，會議服務(wù)員19人，保潔員6人，共計26人。主要負(fù)責(zé)綜

合辦公樓大廳前臺接待、會議室、總經(jīng)理部日常接待服務(wù)和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓會議室、總經(jīng)理部日常接待服務(wù)和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓日常樓宇保潔工作。會議組同時還負(fù)責(zé)為進(jìn)入核島參觀的領(lǐng)導(dǎo)到雙圍墻更衣室更換工作服、鞋和安全帽的發(fā)放工作，日常還要協(xié)助核電公司辦公室和各處室做好各項力所能及的接待服務(wù)工作。

? 具體工作區(qū)域：

? 主要包括一期生產(chǎn)辦公樓各會議室及綜合樓各會議室與接待區(qū)域。

? 綜合樓包括：一樓報告廳1

23、一樓報告廳貴賓休息室10

1、一樓大廳貴賓接待室

7、九樓貴賓接待室9

23、九樓視頻會議室9

22、十樓總經(jīng)理部會議室100

7、電梯間休息廳1003等會議接待區(qū)域

? 綜合辦公樓總經(jīng)理部辦公室有18個：

903（董事長）、901（吳秀江）、912（魏國良）、902（李強(qiáng)）、909（黃潛）、910（姜

波）、911（申彥鋒）、919（顧穎賓）、920（劉兆華）、921（李華平）、928（趙強(qiáng)）、918（王生有）、906（高軍）、926（吳潛）、905（帥希建）、935（段勇）、913（毛處）、606（石嶺、（712）師慶維、（812）崔方水、（518）盧鐵忠。其中90

1、90

2、90

3、90

9、9

10、9

11、9

12、9

19、920、9

21、928這十一間是帶休息室和衛(wèi)生間的，另外903董事長（30人）會議室等。

? 綜合辦公樓會議組還有員工茶水間共6個：分別是三樓西、五樓西、六樓東、七樓

西、九樓東、十樓西。另外，在一樓報告廳和九樓總經(jīng)理部分別有帶整體櫥柜的操作間。

一期生產(chǎn)辦公樓會議室有8個：120、216、210（貴賓接待室）、報告廳、30

3、314、40

4、418。 一期生產(chǎn)辦公樓總經(jīng)理部房間有3個：204（黃總）、409（顧總）、407（申總）大廳前臺接待

? 根據(jù)核電辦公室要求，工作期間必須保證有人在崗，除節(jié)假日以外午間不休息.? 負(fù)責(zé)一樓報告廳、貴賓休息室、貴賓接待室的衛(wèi)生和服務(wù)工作。

? 九樓重要區(qū)域工作情況：

兩班倒：7：30~15：3014：00~19：50

?會展組：

? 現(xiàn)有副主管1人，講解員3人，會議服務(wù)員2人，保潔員2人，共計8人。會展中心展廳作為核電公司對外宣傳的窗口，講解員嫻熟的講解技巧、優(yōu)雅整潔的儀容儀表，員工熱情的服務(wù)為廣大賓客留下了深刻印象，并先后被評為： 全國工業(yè)旅游示范點(diǎn)、江蘇省愛國教育基地、江蘇省科普教育基地、連云港市科普

教育基地及中央企業(yè)團(tuán)工委授予的“青年文明號”。

講解員工作內(nèi)容：

? 負(fù)責(zé)日常參觀接待的講解工作，根據(jù)接待量輪流講解，接待后及時登記到參觀記錄本上，每月月底匯總上傳到核電網(wǎng)頁上。每次接待前準(zhǔn)備好宣傳資料和相應(yīng)紀(jì)念品，接待后及時整理、補(bǔ)充資料。負(fù)責(zé)查閱當(dāng)天報紙上有關(guān)田灣核電信息，找出整理并剪貼，保留原件再復(fù)印兩份存檔。每月協(xié)助政工辦整理分發(fā)核電報，剩余報紙放在展廳宣傳欄內(nèi)，可分發(fā)給外來參觀游客。周末保證有講解員值班，負(fù)責(zé)接待、區(qū)域巡視，值班所產(chǎn)生的加班在本月及時換休，如提前接到參觀單較多，周末可安排兩人值班。外出接待：

? 配合核電公司政工辦參加核工展等展會接待宣傳工作。

? 配合核電公司處室參加每年公眾調(diào)研、“6.5世界環(huán)境日”等活動，做好核電宣傳工作。會議服務(wù)員工作內(nèi)容：

1、負(fù)責(zé)會展中心貴賓接待室、貴賓會議室、貴賓休息室、報告廳、衣帽間、b、d

段咖啡間的衛(wèi)生清掃和會議服務(wù)工作

保潔員工作內(nèi)容：

? 負(fù)責(zé)所有會展的公共區(qū)域保潔工作，包括：地面、墻面、衛(wèi)生間、樓梯、扶手、玻

璃墻、門框、會展外圍等。

? 設(shè)備組：

設(shè)備組現(xiàn)有副主管1人，員工4人，共計5人。

主要負(fù)責(zé)：

? 核電公司會展中心報告廳、貴賓接待室、兩處島內(nèi)早會室等各報告廳、會議室、接待室、運(yùn)行培訓(xùn)教室等區(qū)域的音視頻及l(fā)ed屏設(shè)備的運(yùn)行維修、維護(hù)保養(yǎng)工作。核電公司現(xiàn)場具有音視頻設(shè)備的場所24處、單件設(shè)備3727件、固定資產(chǎn)總值3000

余萬元。設(shè)備組員工在接待量大、人員少的情況下主要任務(wù)是保證核電公司現(xiàn)場所有音視頻設(shè)備在確保安全的情況下時刻處在即開即用的良好狀態(tài)，配合其它班組按時、高效的完成上級領(lǐng)導(dǎo)布置的各項接待任務(wù)。

? 保潔組：

現(xiàn)有主管1人，保潔員33人，電工2人，共計36人。

主要負(fù)責(zé)：

核電現(xiàn)場15幢樓宇、近30000平方米公共區(qū)域的日常保潔工作及核電各處室的臨時用

工，截止11底外派勞務(wù)臨時用工41.5個工日，合計：3810元。目前分為外圍、綜合辦公樓、環(huán)境監(jiān)測樓3個區(qū)域。

外圍區(qū)域

? 人員配置：8人 保潔面積：14000平方米 工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)保衛(wèi)樓、非典房、大修休息室、02辦證室、信息中心、培訓(xùn)中心、新指揮部、北區(qū)電儀樓、北區(qū)維修樓9個樓宇的日常保潔工作。其中行政樓、培訓(xùn)中心307會議室、新指揮部211會議室需要進(jìn)行會議服務(wù)工作。截止11月份外圍會議服務(wù)1200次、14316人次。

綜合辦公樓

? 人員配置：23人

? 保潔面積：16000平方米 工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)綜合辦公大樓、南門辦證室、工程公司、綠化樓、倉儲樓5個樓宇的日常保潔工作。

環(huán)境監(jiān)測樓

? 人員配置：4人（2名保潔員、2名電工）

保潔面積：700平方米 工作范圍：負(fù)責(zé)環(huán)境監(jiān)測樓的日常保潔及變配電室、柴油機(jī)房內(nèi)設(shè)備的日常巡檢、維護(hù)工作。

舉辦會務(wù)工作匯報篇二

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會務(wù)工作總結(jié)

2011年 *月 * 日至 * 日，*** 論證會在*** 風(fēng)景區(qū)召開，本

次會議由 ***** 主辦，**** 承辦，具體由

*****負(fù)責(zé)。本次會

是 *** 第一次高規(guī)格、大規(guī)模議，無論在人數(shù)上還是規(guī)模上，的隆重接待。會議期間，我司圓滿完成了籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組

安排的各項任務(wù)，展示了公司的接待能力和服務(wù)水平，現(xiàn)總

結(jié)如下：

一、節(jié)儉高效，各負(fù)其責(zé)

本著“節(jié)儉、高效辦會”的原則，為切實(shí)做好論證***

5 天成立了會議籌備工作領(lǐng)會的會議服務(wù)工作，我司僅提前

導(dǎo)小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)有關(guān)會務(wù)工作?；I備工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以

后，結(jié)合本次會議特點(diǎn)，在籌備小組下設(shè)了綜合協(xié)調(diào)、秘書、5 個工作組，明確劃分了各小組會務(wù)、宣傳報道和安全保衛(wèi)

工作任務(wù)，提出了具體的工作要求，確定了工作時限。各工

作組又將分工的各項任務(wù)再次細(xì)化，使名單匯總、住宿安排、就餐安排、陪同團(tuán)安排、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、招待會、注冊簽到、車

輛保障、車輛調(diào)度、衛(wèi)生防疫、賓館聯(lián)絡(luò)、票務(wù)服務(wù)等任務(wù)都落實(shí)到人，人人各負(fù)其責(zé)，相互銜接，相互幫助，在籌備人員的一致努力下，各項工作環(huán)環(huán)相扣，井然有序，確保了本次會議得以順利召開。

二、群策群力，大膽創(chuàng)新-------

同志親自掛帥，精心組織，全本次會務(wù)接待工作由 ****

面指揮。會務(wù)組所有工作人員心往一起想、勁往一處使，團(tuán)結(jié)協(xié)作，敢打敢拼。大家分工不分家，在做好各自工作的同時，遇到會務(wù)組的重要任務(wù)、大型活動時，大家都是齊心協(xié)力，一齊上陣，基本上接待地點(diǎn)的每一個場所，都留下了每個籌備人員忙碌的身影。應(yīng)該說，會務(wù)組任務(wù)的圓滿完成，是所有籌備人員頑強(qiáng)拼博、共同努力的結(jié)果。

本次會議接待期間，會務(wù)組針對具體實(shí)際大膽創(chuàng)新、開拓思路，積極嘗試會務(wù)接待工作的新做法、新思路，取得了很好的效果。例如，由于本次會議參會人員有市級及外省來

高速公路個迎接小組到 *** 5 的領(lǐng)導(dǎo)和專家，會議組為此組建了迎接，每個小組落實(shí)一名接待專員和一部接待車輛，同時帶**** 有接待參會人員的指示牌。

三、主要做法

各工作組分別按接待方案的要求各自分工，在經(jīng)過大家的共同協(xié)商和反復(fù)推敲，確保萬無一失后方組織實(shí)施。

綜合協(xié)調(diào)組，自接到會議通知后，立即召集相關(guān)人員1.召開會議，為切實(shí)做好會務(wù)接待工作，加班加點(diǎn)對各工作組的方案進(jìn)行了修改，確保萬無一失后方組織實(shí)施。

秘書組，根據(jù)召開會議的要求，馬上進(jìn)行了會議所需2.余天的加班加點(diǎn)、晝夜工作和匯報材料的收集工作，經(jīng)過5

專人跟蹤落實(shí)，確保了會議上匯報材料的詳實(shí)無誤；在準(zhǔn)備-------

匯報材料的同時，擬定籌備工作方案、編制《會議服務(wù)指南》、擬定歡迎辭等會議室的各項籌備工作，確保了本次會議的順

利召開；同時還負(fù)責(zé)了會場的全過程錄音、錄像和拍照，做

好了會議的后勤服務(wù)工作。

3.會務(wù)組，自會務(wù)組成立開始，一是馬上進(jìn)行了來賓名

1 天的加班加點(diǎn)、晝夜工作單和行程的匯總收集工作，經(jīng)過

40和專人跟蹤落實(shí)，確保了余名重要來賓及團(tuán)組名單和行

程的詳實(shí)無誤；二是在做好名單匯總的同時，在會前提前對

彭水縣摩圍山風(fēng)景區(qū)的房間類型和數(shù)量進(jìn)行了落實(shí)，同時根

據(jù)來賓名單的隨時變化不斷進(jìn)行調(diào)整，有效地進(jìn)行了安排與

部署；三是來賓的注冊簽到，落實(shí)專人在風(fēng)景區(qū)接口處負(fù)責(zé)

參會代表和工作人員的報到、接待工作，發(fā)放房間號牌。四

是整個會場的布置，會場會標(biāo)的制作、張掛，座位牌的制作

(茶水供擺放，策劃、營造賓館、會場周圍的氛圍，會場服務(wù)

應(yīng)，每 5 分鐘加一次開水)，落實(shí)會議室地點(diǎn)及食宿安排，做

好了會議后勤保障工作；五是紀(jì)念品的送出，由各縣外來賓的駕駛員代為領(lǐng)取，方便了來賓，節(jié)約了時間；六是會議結(jié)

束后，指定了專人對開銷費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)結(jié)。各相關(guān)負(fù)責(zé)人對所

使用設(shè)備、剩余物質(zhì)、可重復(fù)使用物質(zhì)進(jìn)行了收回入庫并登

記。經(jīng)過這些統(tǒng)籌安排，會務(wù)組為領(lǐng)導(dǎo)和專家在會議期間提

供了切實(shí)的保障和周到的服務(wù)。

宣傳報道組，為切實(shí)做好宣傳報道工作，一是4.借****-------

調(diào)了 1 名經(jīng)驗豐富的工作人員，來指導(dǎo)我司工作人員制作

ppt 匯報材料；二是積極主動地聯(lián)系電視臺，報社記者，及

時報道會議新聞；三是做好了會場所需儀器設(shè)備的安裝和調(diào)

試工作，確保了會議順利召開并取得了圓滿成功。

5.安全保衛(wèi)組，包括會議車輛調(diào)度和安全保衛(wèi)工作，車輛調(diào)度工作，根據(jù)每天的活動情況和會務(wù)組的需求統(tǒng)籌安

排，整體協(xié)調(diào)，并向 *** 借調(diào)了四部車輛由我司統(tǒng)籌安排，為

運(yùn)輸物質(zhì)、車輛引道、油料保障、會務(wù)其他用車提供了有力的保障。安全保衛(wèi)工作，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、專家住地和會場秩序維

護(hù)和安全保衛(wèi)工作，確保了本次會議無安全事故或險情發(fā)

生。安全保衛(wèi)組圓滿地完成了籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組安排的各項

工作。

四、經(jīng)驗與教訓(xùn)

（一）歸納起來，有如下的經(jīng)驗值得傳承：

1．及早策劃，明確要求、精心準(zhǔn)備

秘書組對會務(wù)工作進(jìn)行了全面的策劃和準(zhǔn)備，分工負(fù)

責(zé)，全力以赴，環(huán)環(huán)相扣，精誠協(xié)作的總要求，統(tǒng)一了思想，協(xié)調(diào)了步調(diào)，所有成員都以竭誠提供服務(wù)為己任。

2．抓住重點(diǎn)，強(qiáng)化執(zhí)行

會務(wù)組把行程安排做為一個重要的環(huán)節(jié)，在一開始就予

以高度重視。會務(wù)組指派專人，主動聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和專家，克服-------

困難（有的專家一時定不下自己的行程，會務(wù)組人員耐心予

以關(guān)注），對會議的如期召開做出了自己的努力。

．借助酒店優(yōu)勢，及時分發(fā)資料

3對于會議布置過程中，需要分發(fā)給每個房間的水果、香煙，會務(wù)組通過酒店服務(wù)員及時送到位。既節(jié)省了人力，也可避免某些不必要的困難和對專家造成的干擾。（二）本次會務(wù)工作值得吸取的教訓(xùn)如下：

．及時做好技術(shù)工作向會務(wù)工作的轉(zhuǎn)變

1二是，技 一是，要轉(zhuǎn)變思想，深刻認(rèn)識會務(wù)工作的重要性；術(shù)工作決不能拖累會務(wù)，要保證在參會領(lǐng)導(dǎo)和專家簽到前

提供正式接待指南。三是，要群策群力。本次會務(wù)工作過程中，發(fā)現(xiàn)有某些同志，會務(wù)組安排他去協(xié)助會務(wù)，他卻找借口加以拒絕，并錯誤地認(rèn)為會務(wù)不是技術(shù)人員該作的事，這種事不關(guān)己高高掛起的思想態(tài)度必須嚴(yán)厲予以批評。

．一定要高度重視會議接待指南的編制

2本次會務(wù)工作，最不能容忍的錯誤就是會議指南中出現(xiàn)

了陪同人員的職務(wù)錯誤，以及風(fēng)景區(qū)地圖較小而不方便領(lǐng)導(dǎo)

和專家的查看。希望大家以此為反面典型，以精益求精的態(tài)

度，始終注重細(xì)節(jié)，在下一步工作或類似的會務(wù)工作中認(rèn)真

加以吸取。

．強(qiáng)調(diào)分工負(fù)責(zé)，避免政出多門-------

3做任何事情，首先要強(qiáng)調(diào)分工，有分工就不需要

因為沒合作；其次，一定要強(qiáng)調(diào)精誠協(xié)作。做好了分工，還要強(qiáng)調(diào)

分工負(fù)責(zé)，要給他足夠的管理和決策權(quán)限，否則事情往往容

易造成混亂。本次會務(wù)最大的混亂就在于制定各種預(yù)案和就

餐環(huán)節(jié)，一是晚餐時間的停電事宜，因經(jīng)驗不足，考慮不夠

周全，而未制定供電預(yù)案，二是午餐時間，雖與餐飲部說明

點(diǎn)，但未落實(shí)專人進(jìn)行節(jié)點(diǎn)跟蹤，因而上12 了就餐時間是

菜的不及時，導(dǎo)致參會人員的就餐不愉快。

要多學(xué)會務(wù)知識，避免難看4.本次會議，無一精通會務(wù)接待工作，在會場布置和就餐

安排中，對座位牌和餐位牌的擺放還不夠熟練，甚至不懂，還應(yīng)加強(qiáng)多學(xué)習(xí)會務(wù)知識，了解職務(wù)高低的擺放順序，避免

減少難看與不愉快。

．酒店的選擇要結(jié)合實(shí)地考察評估的情況

5一是，要盡量選擇硬件好、服務(wù)好、規(guī)模大的酒店；二

及早做好應(yīng)急預(yù)案是，要注意房間照度情況，三是應(yīng)多次督;

促餐廳廚房把握好就餐時間，做好就餐準(zhǔn)備。

．增強(qiáng)員工的綜合技能6

本次會議最后階段，有幾個同志主動承擔(dān)后勤服務(wù)工

作，值得表彰。

總之，本次會務(wù)接待工作緊張有序，充分展示了縣宏禹

水投公司全體人員的朝氣蓬勃，全體會務(wù)籌備工作人員都能

-------

樹立大局觀念和一盤棋思想，各負(fù)其責(zé)，分工不分家，加班

加點(diǎn)，對交叉性工作加強(qiáng)溝通、相互銜 接、相互幫助，確保

各項工作高效率運(yùn)轉(zhuǎn)、高質(zhì)量完成，圓滿地完成了籌備領(lǐng)導(dǎo)

小組交辦的各項工作任務(wù)。-------

人與人之間的距離雖然摸不著，看不見，但的的確確是一桿實(shí)實(shí)在在的秤。真與假，善與惡，美與丑，盡在秤桿上可以看出；人心的大小，胸懷的寬窄，撥一撥秤砣全然知曉。

。人與人之間的距離，不可太近

與人太近了，常?？慈瞬磺濉Ｒ粋€人既有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)，所謂人無完人，金無赤足是也。初識時，走得太近就會模糊了不足，寵之；時間久了，原本的美麗之處也成了瑕疵，嫌之。

與人太近了，便隨手可得，有時得物，據(jù)為己有，太過貪財；有時得人，為己所用，也許貪色。貪財也好，貪色亦罷，都是一種貪心。

與人太近了，最可悲的就是會把自己丟在別人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。

這世上，根本沒有零距離的人際關(guān)系，因為人總是有一份自私的，人與人之間太近的距離，易滋生事端，恩怨相隨。所以，人與人相處的太近了，便漸漸相遠(yuǎn)。

人與人之間的距離也不可太遠(yuǎn)。

太遠(yuǎn)了，就像放飛的風(fēng)箏，過高斷線。

太遠(yuǎn)了，就像南徙的大雁，失群哀鳴。

太遠(yuǎn)了，就像失聯(lián)的旅人，形單影只。

人與人之間的距離，有時，先遠(yuǎn)后近；有時，先近后遠(yuǎn)。這每次的變化之中，總是有一個難以忘記的故事或者一段難以割舍的情。

有時候，人與人之間的距離，忽然間近了，其實(shí)還是遠(yuǎn)；忽然間遠(yuǎn)了，肯定是傷了誰。

人與人之間的距離，如果是一份信箋，那是思念；如果是一個微笑，那是寬容；如果是一句問候，那是友誼；如果是一次付出，那是責(zé)任。這樣的距離，即便是遠(yuǎn)，但也很近。

最怕的，人與人之間的距離就是一句失真的讒言，一個不屑的眼神，一疊誘人的紙幣，或者是一條無法逾越的深谷。這樣的距離，即便是近，但也很遠(yuǎn)。

人與人之間最美的距離，就是不遠(yuǎn)不近，遠(yuǎn)中有近，近中有遠(yuǎn)，遠(yuǎn)而不離開，近而不相丟。-------

太遠(yuǎn)的距離，只需要一份寬容，就不會走得太遠(yuǎn)而行同陌人；太近的距離，只需要一份自尊，就不會走得太近而丟了自己。不遠(yuǎn)不近的距離，多像一朵艷麗的花，一首悅耳的歌，一首優(yōu)

美的詩。

人生路上，每個人的相遇、相識，都是一份緣，我們都是相互之間不可或缺的伴。

人與人之間的距離雖然摸不著，看不見，但的的確確是一桿實(shí)實(shí)在在的秤。真與假，善與惡，美與丑，盡在秤桿上可以看出；人心的大小，胸懷的寬窄，撥一撥秤砣全然知曉。

。人與人之間的距離，不可太近

與人太近了，常常看人不清。一個人既有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)，所謂人無完人，金無赤足是也。初識時，走得太近就會模糊了不足，寵之；時間久了，原本的美麗之處也成了瑕疵，嫌之。

與人太近了，便隨手可得，有時得物，據(jù)為己有，太過貪財；有時得人，為己所用，也許貪色。貪財也好，貪色亦罷，都是一種貪心。

與人太近了，最可悲的就是會把自己丟在別人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。

這世上，根本沒有零距離的人際關(guān)系，因為人總是有一份自私的，人與人之間太近的距離，易滋生事端，恩怨相隨。所以，人與人相處的太近了，便漸漸相遠(yuǎn)。

人與人之間的距離也不可太遠(yuǎn)。

太遠(yuǎn)了，就像放飛的風(fēng)箏，過高斷線。

太遠(yuǎn)了，就像南徙的大雁，失群哀鳴。

太遠(yuǎn)了，就像失聯(lián)的旅人，形單影只。

人與人之間的距離，有時，先遠(yuǎn)后近；有時，先近后遠(yuǎn)。這每次的變化之中，總是有一個難以忘記的故事或者一段難以割舍的情。

有時候，人與人之間的距離，忽然間近了，其實(shí)還是遠(yuǎn)；忽然間遠(yuǎn)了，肯定是傷了誰。

人與人之間的距離，如果是一份信箋，那是思念；如果是一個微笑，那是寬容；如果是一句問候，那是友誼；如果是一次付出，那是責(zé)任。這樣的距離，即便是遠(yuǎn)，但也很近。

最怕的，人與人之間的距離就是一句失真的讒言，一個不屑的眼神，一疊誘人的紙幣，或者是一條無法逾越的深谷。這樣的距離，即便是近，但也很遠(yuǎn)。

人與人之間最美的距離，就是不遠(yuǎn)不近，遠(yuǎn)中有近，近中有遠(yuǎn)，遠(yuǎn)而不離開，近而不相丟。

太遠(yuǎn)的距離，只需要一份寬容，就不會走得太遠(yuǎn)而行同陌人；太近的距離，只需要一份自尊，就不會走得太近而丟了自己。不遠(yuǎn)不近的距離，多像一朵艷麗的花，一首悅耳的歌，一首優(yōu)

美的詩。

人生路上，每個人的相遇、相識，都是一份緣，我們都是相互之間不可或缺的伴。-------

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舉辦會務(wù)工作匯報篇三

會務(wù)工作

案例1

會場里的“生人味”

從四面八方來的負(fù)責(zé)人差不多到齊了。李董事長環(huán)視會場，與到會的下屬不斷點(diǎn)頭問好，滿臉微笑。

“都到齊了嗎?”他問秘書小張。

“都到齊了，整二十位?！毙堈f。

突然，董事長臉上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一會，一聲不響地走出了會議室。

張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。與會者只得坐在那里等待。

“董事長”張秘書輕聲叫道，等待指示。

“小張，會場上怎么有股生人味?”董事長問。

“生人味?”張秘書不解地問。

“好像有不該參加的人來到了會場?！?/p>

“不會吧，”張秘書說，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負(fù)責(zé)人?！彼贸鼋?jīng)董事長審定的名單，遞給董事長。

董事長沒有接過名單，問道：“坐在我對面的那日本人怎么也到會了?”

“他是我們東京的代銷商?！?/p>

“代銷商和經(jīng)銷處長一樣嗎?”董事長嚴(yán)肅地問，“你難道不知道今天會議的議題?” “今天是研究海外市場促銷對策……”

“這是本公司的核心機(jī)密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營決策的核心成員。內(nèi)外有別啊!”董事長說。

“名單上有李明，這代銷商的中國名字也叫李明……”

“好了!你呆會兒認(rèn)真地再看看那名單吧！”董事長一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦?” “現(xiàn)在，現(xiàn)在能不能由我通知日本人讓他退出會場?”張秘書說。

“你說呢?”董事長反問道。

“這樣好像不妥，會影響關(guān)系的。”張秘書說，“是不是能改變會議議題?”

“現(xiàn)在也只有這樣了。”董事長說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商野田二郎先生與各

經(jīng)銷處長認(rèn)識，交流經(jīng)銷經(jīng)驗。主要請野田先生講東京的市場狀況和他們的對策，我介紹中國“三十六計”在日本商場的運(yùn)用。用半天務(wù)虛，下午正式研究問題。你通知公關(guān)部下午派人陪野田游覽市內(nèi)風(fēng)景名勝，并通知公關(guān)部下午派人陪野田到張家界國家森林公園去游覽三天。三天后我抽出時間，再與他單獨(dú)研究如何拓寬雙方的合作?！闭f罷，董事長快步走進(jìn)會議室。

小張待董事長離開后打開名單一看，除各銷售處長的名單外，董事長親筆加了“請東京的李明同志到會”一行字。東京的李明同志是指公司派往東京的市場調(diào)查員。而日本的野田二郎雖也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公關(guān)部聯(lián)系，然后打國際長途請東京的李明同志飛回總公司開會。

會場里的“生人味”是由于籌備會議的秘書人員沒有認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，沒有根據(jù)會議的主題和內(nèi)容審定與會代表資格造成的。秘書人員工作上的疏忽使得不該參加會議的人前來參加會議，應(yīng)該參加的人反而沒能到會，若不及時處理，可能造成會議具有保密意義的內(nèi)容泄露出去，出現(xiàn)消極影響，甚至給組織造成損失。

再者，“會場的生人味”讓我們懂得召開一次會議，準(zhǔn)備幾個議題的重要，它可以在情況發(fā)生變化時救急或減少不必要的損失。在這一案例中，如果董事長不因野田二郎的“生人味”而想出應(yīng)急的議題，而采取不讓野田二郎開會的方法，會影響雙方關(guān)系，直至使合作關(guān)系破裂，應(yīng)視為下下策。故而，秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定和選擇議題時，有必要多準(zhǔn)備一至兩個，是有好處的。

“會場的生人味”同樣警示我們做好會議事務(wù)，馬虎大意是要不得的。

案例2

會務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

一次某地黨代表大會的開幕式上，會務(wù)人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是—件憾事，并受到批評。

事情發(fā)生的過程是，會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”的一項。大會秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進(jìn)行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時，又把該項圈了回來。會務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對于在大會開幕式上“奏國際歌”一項事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會上宣布“奏國際歌”時，無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務(wù)組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后領(lǐng)導(dǎo)同志說，這一事故該予批評，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時刻能得到及時補(bǔ)救，這是好的，這一點(diǎn)值得表揚(yáng)。

思考題

本案例中，會務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題?

案例3

會前準(zhǔn)備如何做

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。

9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚??

思考題

1、假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?

2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議

程?

3、向總經(jīng)理報告后，你還應(yīng)該做些什么?

4、召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排?

5、有人說，會議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何?

案例4

有備才能無患

某地黨委全體會議閉幕式即將開始，領(lǐng)導(dǎo)同志已走上主席臺準(zhǔn)備入座。會務(wù)工作人員急忙趕過去，請示主持會議的領(lǐng)導(dǎo)同志：送審的主持詞是否有改動?如屬程序變動，請告知，以便做好會務(wù)準(zhǔn)備。會議主持人卻丈二和尚摸不著頭腦：我沒見過主持詞，不知道會議由誰主持?，F(xiàn)在就要開會了，不熟悉會議程序，我不能主持會議。原來，這位領(lǐng)導(dǎo)同志有兩位秘書，其中一位接到會務(wù)工作人員提前送來的主持詞后，因為領(lǐng)導(dǎo)同志與別人交談，也沒有按照會務(wù)工作人員的要求及時請示，主觀認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)同志沒有特別交辦，估計主持詞不會有什么改動。因而造成主席臺上這一幕“僵局”。幸好會務(wù)組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個主要領(lǐng)導(dǎo)同志的座位上，并做好了會務(wù)準(zhǔn)備。因此，待領(lǐng)導(dǎo)同志們臨時商議，重新確定主持人后，會議仍可按預(yù)定程序進(jìn)行，避免了一次重大事故。

思考題

為什么主席臺上會出現(xiàn)“僵局”?

舉辦會務(wù)工作匯報篇四

會務(wù)工作

教學(xué)目的通過本章學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場教學(xué)、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學(xué)難點(diǎn)

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時數(shù)

理論教學(xué)4.0課時

實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時

教學(xué)內(nèi)容

案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點(diǎn)寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導(dǎo)思想、會議議題、會議目的、會議任務(wù)、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。

4、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。 最基本的會議要素

會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡(luò)會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下 級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負(fù)面作用。

1．造成時間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費(fèi)。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應(yīng)遵循什么原則？

精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會務(wù)工作的原則有哪些？

1、準(zhǔn)備充分；

2、組織嚴(yán)密；

3、服務(wù)周到；

4、確保安全。 會議成本意識

開會時要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2abt 式中 a—與會者平均工資的3倍（以小時計）;b—參加會議的人數(shù);t—會議的時間（以小時為單位）。

a為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費(fèi)。會議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；(4)對與會人員進(jìn)行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務(wù)工作的具體內(nèi)容

會務(wù)工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點(diǎn)→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀(jì)要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點(diǎn)、與會人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作 (七)確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。 會議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會議的時間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。

七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。

八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。

（會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進(jìn)行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點(diǎn)問題：會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點(diǎn)。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利

會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計算機(jī)、麥克風(fēng)等。

第五、場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

第六、應(yīng)考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。

第七、場地租借的費(fèi)用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程 (1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程

公司銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點(diǎn)、與會人員、報到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨(dú)特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。

（九）建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容

*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。

*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計算在內(nèi)。

*會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

*會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。*會議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。*會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。

*會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。

*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。2．審核時要逐項細(xì)審

要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計算設(shè)備租用費(fèi)時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預(yù)計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場地租用費(fèi)

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費(fèi)

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費(fèi)

資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀(jì)念品 到會記者預(yù)計50人，每人一份紀(jì)念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費(fèi)總計10萬元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會審查批準(zhǔn)。

會議籌備小組

2003年1月5日 十

一、進(jìn)行全面的會前檢查

會前檢查是落實(shí)各項會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。

會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002xx服裝集團(tuán)夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： xx集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)t型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)x x服裝集團(tuán)生產(chǎn)的t恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強(qiáng)的工作。一個好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認(rèn)真細(xì)致地做好。

小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應(yīng)改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報道，以擴(kuò)大影響。

3．會議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準(zhǔn)備資料

確定參加人員

確定時間和地點(diǎn)

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓(xùn)練

【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作? 2．會見與會談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。

二、報到時間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。

二○○四年十二月二日

舉辦會務(wù)工作匯報篇五

會務(wù)工作知識

第一節(jié) 會議

會前準(zhǔn)備階段的五項準(zhǔn)備工作：

（1）擬定會議方案。（2）擬發(fā)會議通知。（3）起草會議文件。最主要的當(dāng)數(shù)主持詞、開幕詞、閉幕詞和主題報告。（4）要安排好與會者的食宿。（5）要布置好會場。

在會議進(jìn)行階段要做的三項主要工作：（1）會議簽到。（2）進(jìn)行例行服務(wù)工作。（3）精心編寫會議簡報。

在會議結(jié)束階段的三項準(zhǔn)備工作：（1）形成可供傳達(dá)的會議文件。（2）處理有關(guān)會議的文件材料。（3）為與會者的返程提供方便。

會議紀(jì)律。

1、規(guī)范著裝；

2、嚴(yán)守時間；

3、維護(hù)秩序；

4、專心聽講。

第二節(jié) 宴會

首先要排好菜單。其次是定好就餐方式。再次是排定座次。

第三節(jié) 晚會

要精心安排好節(jié)目。來賓座位的安排要便于安全保衛(wèi)，通常最好的座位在第七至九排的中間。還要讓賓主集中就座，來賓進(jìn)場、退場要比較方便。演出結(jié)束時，主人與來賓要一同上臺，向演員獻(xiàn)花、見面、合影，來賓退場后，觀眾才離開。

第四節(jié) 茶話會

舉行茶話會的最佳時間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點(diǎn)鐘左右。

茶話會與會者的具體座次主要采取以下四種辦法。其一，環(huán)繞式。其二，散座式。其三，圓桌式。其四，主席式。

關(guān)于會議的議程：第一項議程是：主持人宣布茶話會正式開始。第二項議程是：主辦單位的主要負(fù)責(zé)人講話。第三項議程是：與會者發(fā)言。第四項議程是：主持人略作總結(jié)。

第五節(jié)參觀

選好項目。參觀計劃包括下述幾項：一是參觀項目，二是參觀人

數(shù)，三是負(fù)責(zé)人以及工作人員，四是起止時間，五是交通工具，六是飲食住宿，七是安全保健，八是費(fèi)用預(yù)算。

在外出參觀之前，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)做好以下準(zhǔn)備工作。

1、了解背景。

2、詳細(xì)分工，把領(lǐng)隊、帶路、接洽、應(yīng)酬、翻譯以及交通、膳宿、安全、保健等各個方面的具體工作，都落實(shí)到個人。

3、規(guī)定明確。要對參與者的裝束、裝備提出明確要求。

第六節(jié)洽談會

舉行雙邊洽談時，應(yīng)使用長桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；背對正門的一方為下，應(yīng)屬于主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。在進(jìn)行洽談時，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。

第七節(jié)簽字儀式

準(zhǔn)備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標(biāo)、攝像、香檳酒等必備物品及禮儀小姐與助簽人員。

雙方簽字人員要大體相當(dāng)，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領(lǐng)導(dǎo)人員出席簽字儀式，以示重視。

簽字桌的座位，面對正門，主左客右，簽字時助簽人員站立兩側(cè)，字簽完后交換文本、相互握手、全體人員共同舉杯慶賀。

第八節(jié)慶典

現(xiàn)場布置應(yīng)營造隆重?zé)崃业姆諊?，場地要開闊，正面上方懸掛會標(biāo)，也可設(shè)置背景板，放置花草，設(shè)立主席臺，備好擴(kuò)音設(shè)備。

如果主席臺不設(shè)座椅，站列活動，則需放置地卡，以標(biāo)明有關(guān)人員的位置，地卡不能直接寫人名，而以編號代替，并事先將編號通知有關(guān)人員。

剪彩是慶典的最高潮，剪彩人應(yīng)由出席人員中身份最高的人士擔(dān)任，人數(shù)可根據(jù)具體情況而定。

第九節(jié)會議工作程序

一、主辦會議工作程序（不包括電視電話會）

1、會前（1）受理會議通知。（2）會議材料的準(zhǔn)備。（3）制定會務(wù)籌備意見。（4）落實(shí)縣領(lǐng)導(dǎo)與會情況。（5）將會議日程、會務(wù)分工及縣領(lǐng)導(dǎo)與會情況形成會務(wù)說明，報分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)。（6）聯(lián)系會議室，布置好會場。（7）通知新聞單位做好會議宣傳報道工作。

（8）根據(jù)會議需要安排好食宿、午休等工作，重要會議要安排好安全保衛(wèi)和飲食衛(wèi)生保障工作。（9）會務(wù)調(diào)度。（10）會議簽到及會議材料分發(fā)。（11）安排與會人員按座次表就座或往前聚中就座。（12）催促未到單位及時與會。

2、會中（13）維持會場秩序。（14）應(yīng)對停電等各種突發(fā)事件。

（15）對遲到單位及因特殊情況需中途離場的與會人員進(jìn)行登記，并統(tǒng)計缺席單位。（16）辦理領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他事項。

3、會后（17）報告制度。（18）對不按要求參加會議的單位隨時或按期通報批評。（19）文件歸檔。

二、協(xié)辦會議工作程序

1、會前（1）協(xié)助主辦單位確定會場和出席會議的領(lǐng)導(dǎo)同志名單，協(xié)助安排出席會議的領(lǐng)導(dǎo)同志座次排列。（2）協(xié)助主辦單位做好簽到工作。

2、會中（3）協(xié)助主辦單位應(yīng)對各種突發(fā)事件。（4）辦理領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項。其他工作由主辦單位負(fù)責(zé)。

3、會后（5）報告制度。（6）對不按要求參加會議的單位隨時或定期通報批評。（7）文件歸檔。

三、電視電話會議工作程序

1、會前（1）確定會場。（2）下發(fā)會議通知。（3）通知會場負(fù)責(zé)人安排技術(shù)人員到會場保證信號暢通。（4）其他工作同主辦會議工作程序。

2、會中（5）會同技術(shù)人員應(yīng)對各種突發(fā)事件。（6）其他工作同主辦會議工作程序。

3、會后（7）同主辦會議工作程序。

四、與會人員座次排列

（一）召開黨委（擴(kuò)大）會議，常委全部在主席臺就座，政協(xié)主

席、人大主任安排在會場第一排居中位置，其他委員按姓氏筆畫由左至右排列。

（二）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的排序為：黨委辦、人大辦、政府辦、政協(xié)辦。

（三）領(lǐng)導(dǎo)班子成員的排序為：書記、縣長、副書記、政協(xié)主席、人大主任、常委、人大常委會副主任、政府副縣長、政協(xié)副主席。

（四）主席臺座次排列原則：以第一領(lǐng)導(dǎo)為準(zhǔn)，其左側(cè)為第二領(lǐng)導(dǎo)，右側(cè)為第三領(lǐng)導(dǎo)，其他領(lǐng)導(dǎo)依次左右排列。

舉辦會務(wù)工作匯報篇六

???????????????????????????????????????????????????工作總結(jié)

轉(zhuǎn)眼間，到公司已經(jīng)半個多月了。非常感謝公司領(lǐng)導(dǎo)和同事的關(guān)心和幫助。半個月來，通過公司培訓(xùn)以及日常工作感覺自己學(xué)到了很多東西，心理素質(zhì)也比原來好了很多。

從開始對會務(wù)這份工作概念很模糊，到現(xiàn)在能從容的面對每一場會議中的工作。這段時間，感覺變化最大也最重要的就是工作態(tài)度。應(yīng)該時刻謹(jǐn)記的服務(wù)理念。

會務(wù)接待是一項看似簡單實(shí)則復(fù)雜的工作，從會前的溝通、籌備，到不同會議不同要求的具體落實(shí)體現(xiàn)，都需要極大的耐心和細(xì)心。俗話說良好開端的是成功的一半，會前準(zhǔn)備的充分是取得會議成功的前提，這就要求會務(wù)人員縝密的考慮每一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

從七月一號到現(xiàn)在，我們接待過十余次會議和小餐廳服務(wù)，在這個過程中，我學(xué)到了更多的待人接物，服務(wù)禮儀等相關(guān)知識，積累了很多的經(jīng)驗。

小餐廳接待是我之前一直都比較擔(dān)心也是做得很不好的一項工作。上周的餐廳服務(wù)禮儀及一些常識培訓(xùn)對我來說幫助很大，之前自己上網(wǎng)查到的資料都比較籠統(tǒng)，這次培訓(xùn)很細(xì)致很實(shí)用，比如說魚的擺放是左頭右尾，魚肚必須朝向客人，涼菜熱菜的間隔擺放等。主動服務(wù)意識及細(xì)心觀察是小餐廳接待是否成功的關(guān)鍵，每次接待要注意觀察客戶的喜好，酒水要及時添等等。

這半個月的工作中，我學(xué)到很多，也發(fā)現(xiàn)了自身的很多不足，遇事考慮不夠周全、不夠細(xì)致。在以后的工作中，我會總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)自身的不足，嚴(yán)格要求自己，做到務(wù)實(shí)、守信、創(chuàng)新、發(fā)展。

會務(wù) ***

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